Kennst du das, wenn du so viel willst im Leben? Am liebsten würdest du alles auf einmal machen. Das klappt aber nicht. Deshalb braucht es einen Plan. Den Über-Plan. (Nein, es geht nicht darum, wie man sich richtig organisiert.)

Studieren. Arbeiten. Reisen. Kontakt halten. Bloggen. Sprachen lernen. Sport treiben. Kochen und backen. Regelmäßig ins Theater. Bücher lesen. Mehr Musikinstrumente spielen können. Und natürlich täglich meditieren, yogieren, aber auf keinen Fall prokrastinieren.

Um all das und noch viel mehr inklusive geplanter Entspannung unter einen Hut zu bekommen, habe ich lange Zeit versucht, ein perfektes, auf alle Lebenssituationen gemünztes System zu entwickeln, um mich zu organisieren. Organisation sei schließlich die halbe Miete, heißt es oft.

Allzweckwerkzeug? Gibt es nicht!

Ich verwende zur Zeit eine Kombination aus digitalem Kalender für Termine, Bullet Journal, Mottos für jeden Tag der Woche sowie einer Morgen- und Abendroutine. Ich wage allerdings zu bezweifeln, dass das der Stein der Weisen unter den Organisationssystemen ist. Ich bevorzuge lediglich diese Kombo, weil sie sich als praktikabel erwiesen hat.

Allerdings tappe ich auch immer wieder zu leicht in eine verbreitete Falle: Ich plane viel, aber komme nicht voran, dafür jedoch stets zu der selben Einsicht: Ich will zu viel.

In der Folge nehme ich mir zu viel vor, fühle mich unter Druck meiner eigenen Erwartungen gesetzt, welche letztlich nur enttäuscht werden können. Anstatt also eine zum Scheitern verurteilte Universallösung zu veröffentlichen, folgen ein paar Erkenntnisse, die mir helfen, mich nicht zu überladen.

Termine über Termine

Fangen wir mit dem Kalender an. Hier setze ich Slots für alles, was ich an einem Tag plane, insbesondere, wenn ich einen langfristigen Termin bekomme. Alles, was ich tue, benötigt Zeit. Also braucht es einen Eintrag im Kalender. Ich verwende verschiedene Farben für unterschiedliche Kategorien, beispielsweise Blau für private Verabredungen, Orange für Bildung und dergleichen. So sehe ich stets, auf einen Blick, wie ausgewogen meine Termine sind.

Viel zu häufig passiert es mir, dass ich Termine so nah wie möglich beieinander lege, um meinen Tag effizienter zu gestalten. Das ist aber ein Trugschluss. Denn dauert nur ein einziger Termin länger als erwartet, fange ich an Termin-Tetris zu spielen und verliere nur unnötig Zeit damit,  mich neu zu organisieren. Wenn ich hingegen großzügige Lücken plane (da ich quasi nie Termine von unter zwei Stunden Dauer habe, schaden 30min sicherlich nicht), habe ich Puffer im Falle von Verzögerungen und gönne mir Pausen.

Apropos: Für alles, was ich keine Zeit einplane, habe ich folglich auch keine. Das gilt auch für Freizeit. Deshalb bin ich dazu übergegangen, täglich Erholung zu integrieren.

Aufgabenverwaltung

Ein Kalender ist eine feine Angelegenheit für Termine, allerdings völlig ungeeignet, um einen Überblick über ausstehende Aufgaben zu behalten. Außerdem möchte ich nicht ständig mein Handy bemühen, um meinen nächsten Termin nachzusehen. Aufgrund seiner Einfachheit bin ich so rasch zum Liebhaber eines Bullet Journals geworden. (Falls du nicht weißt, was das ist, empfehle ich dir einen Blick auf diese Website des Erfinders. Dort bekommst du eine gute, schnelle Einführung.)

Zwei Dinge sind mir besonders wichtig am Bullet Journaling:

Erstens überprüfe ich stets wieder, ob eine Aufgabe denn wirklich(!) notwendig ist, da ich sie bei Nichterledigung sonst immer wieder neu aufschreiben muss, bis ich sie erledigt habe. Oder ich streiche sie eben einfach raus.

Zweitens wird eine Aufgabe am Tag priorisiert. Sie ist die alleinige(!) und wichtigste Aufgabe des Tages und sollte entsprechend auch als Erstes erledigt werden.

Eine Tageswidmung

Ich bin dazu übergegangen, jedem Tag ein Motto zuzuweisen, sozusagen als Leit-Thema für den Tag. Momentan sieht das so aus:

Montag
Uni

Dienstag
Arbeit für echtes Menschengeld
(Ich arbeite neben meinem Studium freiberuflich als Filmemacher.)

Mittwoch
Uni

Donnerstag
Uni

Freitag
Privates Projekt
(beispielsweise Wo ist Philipp?)

Samstag
Ruhetag – keine Termine!
(auch bekannt als Schabbat)

Sonntag
Studium von etwas Studienfremdem
(zur Zeit Hebräisch)

Auch ein Wochenzyklus kann in einem sonst eher unsteten Leben Routine schaffen. Mir ist es dabei wichtig, nicht zu den Tagen zu verharren, sondern sie gegebenenfalls auch tauschen zu können. Manchmal ist eben nicht Samstag, sondern Sonntag mein Ruhetag. Oder eben Freitag, wie es sich gerade ergibt. Manchmal ergibt sich auch gar kein Ruhetag, weil an jedem Tag Termine anstehen. Dann habe ich eben in der kommenden Woche zwei.

Außerdem ist recht auffällig, dass sich das Motto des Tages mit der Prio-Aufgabe beißen kann. Umso wichtiger ist es, wirklich nur eine Aufgabe zu priorisieren.

Was klein Fritzchen nicht lernt…

Das wichtigste zuerst, sagt man immer so schön. Entsprechend ist es mir wichtig, den Tag nicht gehetzt zu beginnen, weil dann der übrige Verlauf keinen Deut besser werden wird. Wenn ich allerdings wirklich alles, was nur mir persönlich wichtig ist, direkt am Morgen tue, benötige ich drei Stunden, bevor ich schließlich mit  meiner To-Do-Liste beginne. Deshalb möchte ich mich bei meiner Morgenroutine auf drei Dinge beschränken: Meditation, Morgenhygiene und Frühstück.

Abends gilt: Je mehr ich schon für den nächsten Tag vorbereite, desto weniger habe ich morgens zu tun. Entsprechend versuche ich, am Abend bereits ein paar Dinge abzuhaken: meinen Tag planen, den Journal Eintrag für den Folgetag schreiben, alle benötigten Utensilien und Zutaten für das Frühstück sowie meine Kleidung bereit legen – all diese Schritte ermöglichen mir morgens den Autopilot und geben mir Zeit, weniger gehetzt zu sein.

Außerdem soll mir meine Abendroutine etwas Zeit geben, um vom Tag runterzukommen. Sprich: Keine Bildschirme mehr, keine Telekommunikation, nicht noch mal schnell Mails checken. Das klappt allerdings in der Praxis noch nicht so gut, wie ich es mir wünsche.

Das Allheilmittel

Wie dir vielleicht schon aufgefallen ist, haben alle diese Punkte eins gemeinsam: Weniger ist mehr!

Was ich bei Materiellem und Reisen schon längst verinnerlicht habe, fällt mir in puncto alltäglicher Zeitgestaltung immer noch schwer, ist aber umso wahrer. Das ist keine neue Erkenntnis, doch all die hilfreichen und unterstützenden Kommentare bisher untermauern sie: Es kommt nicht auf die Menge an Aktivitäten im Leben an, sondern wie sehr wir sie genießen.

Auch Genuss bedarf Zeit!

An dieser Stelle möchte ich vielen Dank für eure Beteiligung und Unterstützung bisher sagen! Mich interessiert nun: Mit welchen Methoden sorgst du für alltäglich Entspannung?

Alles Liebe,
Philipp