Ein guter Tag im Büro

Diese Woche gab es einen Brückentag. Nun könnte ich mich freilich darüber ärgern, dass ich ihn nicht freigenommen habe, um ein langes Wochenende genießen zu können. Aber stattdessen nahm ich ihn als einen der angenehmsten Arbeitstage seit Langem wahr und habe sehr viel über meine Bedürfnisse gelernt.

Ein ganz “normaler” Tag im Büro

Oft verlaufen Tage bei uns im Büro wie folgt: Ich komme 09:00 an, richte meinen Arbeitsplatz ein und verschaffe mir einen Überblick für den Tag. Dabei entscheide ich, welche Dinge es zu erledigen gilt, und entwerfe einen Schlachtplan. Nach und nach trudeln alle anderen ein. Man bespricht kurz, was ansteht, und stellt sicher, dass alle das gleiche Verständnis der ausgetauschten Informationen haben.

Sobald alle ihre Arbeit verrichten, kann ich mich auch meiner zuwenden. Doch dann klingelt das Telefon, als nächstes die Tür, dann will jemand aus dem Kollegium etwas. Dies wiederholt sich über Stunden hinweg im Minutentakt, oft sogar parallel; während mir eine Kollegin ein Update gibt, läuten Telefon und Türklingel gleichzeitig. Konzentriertes Arbeiten sieht anders aus.

Irgendwann am späten Nachmittag komme ich dann endlich zu meiner “Mittagspause”. Wenn ich wirklich meine Ruhe möchte, gehe ich dazu raus, denn im Büro bekomme ich sie auch während der Pause oft genug nicht. 18:00 sollte ich eigentlich nach Hause gehen, aber ein Kunde ruft noch an, weil etwas noch äußerst wichtig sei und er mich den ganzen Tag nicht erreichen konnte. Nach dem Telefonat werfe ich einen Blick auf meinen Plan vom Morgen und stelle frustriert fest, dass ich kaum etwas abhaken kann. Wieder mal gehe ich mit Überstunden nach Hause. Energielos lasse ich den Tag Revue passieren, bevor ich mich schlafen lege, wenn ich nicht vorher bereits auf dem Sofa weggenickt bin.

Zu ruhig, um wahr zu sein

Der Brückentag war anders. Denn da sowohl von Kundenseite aus als auch im Kollegium die meisten die Chance zum langen Wochenende nutzten, gestaltete er sich ungemein ruhig. Die Klingel läutete nicht ein Mal. Die Telefonate konnte ich zur Abwechslung an zwei Händen abzählen. Und von den wenigen, die sich überhaupt im Büro aufhielten, kamen auch kaum Rückfragen. Entsprechend konnte ich einfach fokussiert einen Punkt nach dem anderen auf meiner Liste abarbeiten.

Zwischendurch kam ein Kollege vorbei, der seine Schlüssel vergessen hatte. Seine Präsenz änderte das Klima direkt spürbar. Trotz seines freien Tages wollte er noch Geschäftliches besprechen, unterbrach unseren Fluss. Meine Muskulatur spannte sich merklich an. Die Konzentration war dahin.

Abseits dieses Zwischenfalls verlief der Tag äußerst gut. Ich schaffte deutlich mehr und ging vergleichsweise zeitig nach Hause. Wenn doch nur jeder Tag im Büro so verlaufen könnte. Oder wenigstens einer pro Woche. Oder pro Monat.

Über die Vorteile eines antizyklischen Lebens hatte ich hier schon einmal geschrieben. Im Grunde verhält es sich mit dem Brückentag exakt gleich: Da die Mehrheit frei nimmt, sinkt die Wahrscheinlichkeit, bei der Arbeit unterbrochen zu werden, um ein Vielfaches.

Lösungsorientiertes Denken

Was sind also meine Lehren aus diesem Tag? Bin ich schlichtweg Misanthrop und sollte bevorzugt als Einsiedler leben, um mehr geschafft zu bekommen? Oder bin ich einfach nicht für Büros geeignet?

Die Flinte ins Korn zu werfen, ist nicht meine Art. Dennoch habe ich mich zwischenzeitlich schon gefragt, ob denn ein Büro überhaupt ein geeignetes Arbeitsumfeld für mich darstellt, wenn doch so viele typische Merkmale von Büros komplett gegen mein Naturell gehen. Gleiches gilt für Festanstellungen, denn immerhin kenne ich von meinen Erfahrungen als ortsunabhängig arbeitender Nomade auch die Vorzüge selbstständiger Arbeit.

Da die Wiese nebenan jedoch bekanntermaßen immer grüner aussieht als die eigene und ich unabhängig von meiner Entscheidung noch einige Zeit in meiner jetzigen Position beschäftigt sein werde, bleibt mir nur ein Perspektivwechsel. Sprich: Es braucht Lösungen und damit verbunden Veränderung. Jammern und ausharren ob irgendwelcher Probleme hat schließlich noch niemandem geholfen.

Also habe ich eine Liste mit all den Dingen erstellt, die mich an meiner derzeitigen Situation stören. Das lässt sich übrigens auch auf andere Aspekte des Lebens anwenden. Hinter jedem Problem versteckt sich nämlich eines meiner Bedürfnisse.

Im zweiten Schritt habe ich dann beurteilt, ob das Problem in meinem Machtbereich liegt. Für alle Probleme in meinem Machtbereich bin ich selbst verantwortlich, schließlich kann ich tätig werden und Lösungen finden. Wenn etwas allerdings außerhalb meines Machtbereichs liegt, kann ich daran nämlich auch nichts ändern. Also bleibt nur Duldung oder Flucht. Bestes Beispiel: Wetter – Auch wenn es mir nicht passt, kann ich es nicht beeinflussen. Ich kann es aber aushalten oder an einen anderen Ort gehen, wo das Wetter eher meinen Vorstellungen entspricht. Dabei wird mir immer öfter klar, dass ich bei einigen Problemen auch andere Rahmenbedingungen verändern kann, sodass das Problem plötzlich gar nicht mehr so groß ist. Anstatt an einen anderen Ort zu gehen, kann ich nämlich auch einfach passende Kleidung tragen.

So bin ich ein Problem nach dem anderen auf der Liste abgegangen: Liegt es in meinem Machtbereich?

  • Falls ja, wie sieht mein Lösungsansatz aus?
    • Ist der gefunden, brauche ich ihn nur noch anwenden und schauen, ob es etwas nützt.
    • Wenn nicht, fange ich wieder von vorn an.
  • Falls nein, lassen sich andere Rahmenbedingungen ändern, die das Problem verringern?
    • Falls nein, halte ich es aus oder fliehe ich?

Sich in einem Angestelltenverhältnis zu befinden, ist weder gleichbedeutend damit, sein Gehirn am Eingang zum Büro abzugeben, noch widersprecht es notwendiger Weise der Mentalität von Freischaffenden. Letztlich treffen wir alle aktiv eine Entscheidung, mit welcher Einstellung wir unseren Alltag füllen. Da sich sonst niemand um meine Bedürfnisse im Büro kümmert, liegt es an mir, ob ich möchte oder nicht. Von daher ist doch nur der logische Folgeschritt, dass ich mich selbst um mein Wohlbefinden kümmere. Zur Veranschaulichung folgen deshalb beispielhaft drei meiner Probleme im Büro und wie ich ihnen entgegentrete.

Mit Misophonie klar kommen

Leider kann ich meine Misophonie nicht einfach ablegen. Entsprechend oft beeinflusst sie mein Gemüt. Gleichermaßen ist es unwahrscheinlich, dass andere Menschen ihre Ticks mir nichts, dir nichts ablegen können. Freilich lassen sich auch nicht alle Geräuschquellen einfach abschalten. Aber ich kann sie reduzieren oder vermeiden:

  • Geschlossene Türen schirmen Geräusche von anderen Räumen ab.
  • Klingeltöne lassen sich ändern und in jedem Fall leiser stellen.
  • Zum Telefonieren gehe ich meist in einen anderen Raum, denn wenn mehrere Menschen in einem Raum gleichzeitig sprechen, springt meine Fokus wie ein Flummi durch den Raum.

Wenn alle Stränge reißen, kann ich eine Mini-Atemmeditation empfehlen.

Produktivität vs. Erreichbarkeit

Für unsere Kundschaft ist es extrem wichtig, uns als Manager erreichen zu können. Auch wenn ich selbst nicht operativ tätig bin, gibt es Dinge, an denen ich konzentriert arbeite, beispielsweise Abrechnungen, Verträge, Pläne, Workflowoptimierungen et cetera. Zur Konzentration komme ich jedoch nicht, wenn mich alle paar Minuten jemand unterbricht. So verstreichen immer mal wieder mehrere Stunden zwischen dem Beginn und der Fertigstellung einer E-Mail. Deshalb betone ich immer wieder, dass ich entweder produktiv oder erreichbar sein kann. Beides gleichzeitig zusammen klappt nicht.

Ehrlich gesagt empfinde ich Telefone als eine der furchtbarsten Erfindungen überhaupt: Ja, es ist ganz nett, dass man miteinander reden kann, auch wenn man sich nicht am selben Ort aufhält. Aber für gewöhnlich tue ich beruflich wie privat gerade etwas anderes, als auf einen Anruf zu warten. Entsprechend kritisch bewerte ich die Möglichkeit, dass andere Menschen mich jederzeit erreichen stören können. (Relevanter Hörtipp, dem ich in dieser Hinsicht sehr zustimme: Madame Moneypenny darüber, wie sie ihre Zeit schützt.)

Letztlich bin ich jedoch darauf angewiesen, für Kundschaft erreichbar zu sein, denn ohne Kundschaft kein Einkommen und unsere Kundschaft liebt Telefonie! Wie bringe ich also derer Bedürfnis der Erreichbarkeit und mein Bedürfnis nach Produktivität in Einklang? In drei Schritten:

  1. Ich leite Festnetztelefone auf mein Handy um. So vermeide ich eine Zerstreuung des Mediums Telefonie.
  2. Ich stelle mein Handy stumm.
  3. Ich richte mir über den Tag verteilt Produktivitäts- und Erreichbarkeitsblöcke ein. Während der Produktivitätsphasen bin ich eben tatsächlich nicht erreichbar. Während der Erreichbarkeitsblöcke melde ich mich zurück.

Wenn ich selbst keine Kontrolle über meine Zeit übe, tun es automatisch andere. So fremdbestimmt möchte ich aber nicht leben. Deshalb nutze ich jeden Spielraum, der mir innerhalb meines Arbeitsverhältnisses zur Verfügung steht, um auch meine Arbeitszeit nach meinen Vorstellungen zu formen.

Mythos Multitasking

Noch heute schreiben viele Unternehmen in ihre Stellenausschreibungen, wie wichtig ihnen Multitasking, also die Fähigkeit zum simultanen Erledigen mehrere Aufgaben, sei. Dabei ist in der Neurowissenschaft längst erwiesen, dass es für unser Gehirn kein Multitasking gibt. Stattdessen wechselt unser Gehirn zwischen den Aufgaben hin und her, was nicht nur wesentlich mehr Energie verbraucht und daher zu schnellerer Ermüdung führt, sondern uns auch langsamer und fehleranfälliger werden lässt. Das verhält sich im Grunde bei Computern genauso, es sei denn, sie verfügen über mehrere Prozessorkerne. Uns steht aber nunmal nur einer zur Verfügung, unser Gehirn.

Umso erschreckender finde ich, dass so eine Unsinnigkeit noch immer gewünscht wird. Das eigentliche Problem hat sogar zwei Dimensionen: Denn während ich für mich bereits akzeptiert habe, nicht zum Multitasking fähig zu sein, handle ich noch nicht immer entsprechend. Gelegentlich ertappe ich mich immer noch dabei, wie ich eine Nachricht bei Slack beantworte, während ich gerade am Telefon bin. Dabei weiß ich es doch eigentlich besser. Die andere Dimension zeigt sich, wenn man, während man gerade an etwas anderem arbeitet, von anderen angesprochen wird in der Erwartung, dass sie sofort unsere Aufmerksamkeit hätten.

Gewissermaßen stimmt das sogar, denn zumindest für den Bruchteil einer Sekunde springt meine Aufmerksamkeit ganz automatisch zu der Stimme, die meinen Namen ausgesprochen hat. Da ich aber gerade noch im Arbeitsmodus bin, springt sie direkt wieder zur entsprechenden Tätigkeit zurück. In jedem Fall ist mein Fokus gestört worden, weshalb sich die Frage Stör ich? von selbst beantwortet. Je länger die Unterbrechung, desto schwieriger wird es, wieder in den Fluss zu kommen. Deshalb bitte ich, je nach Situation und Gegenüber, freundlich darum, kurz zu warten.

Anfragen können natürlich auch via E-Mail oder Instant Messaging kommen. Allerdings empfinde ich die Bezeichnung des Letzteren irreführend. Denn gleichwohl mir die Nachrichten sofort zugestellt werden, bedeutet das nicht, dass ich auch sofort antworte. Um hier Unterbrechungen zu vermeiden, hat es sich bewährt, sämtliche E-Mail-Clients und Messenger-Apps während der Produktivitätsphasen zu schließen.

Schließlich ist hier auch Eigendisziplin gefragt: Zwar kann ich andere Menschen nicht davon abhalten, mit mir Kontakt aufzunehmen, aber es liegt sehr wohl in meiner Kontrolle, wie ich damit umgehe. Bringe ich genügend mentale Stärke auf, meinen Fokus bei einer Sache zu belassen, oder spiele ich Aufmerksamkeits-Ping-Pong? Letzteres gilt natürlich insbesondere auch, wenn ich gerade nicht von äußeren Einflüssen unterbrochen werde, sondern selbstständig zwischen Aufgaben wechsle. Es mag banal klingen, doch der effektivste Schritt gegen Multitasking besteht darin, es bleiben zu lassen. Das klappt wahrscheinlich nicht auf Anhieb, doch mit geschärfter Achtsamkeit ist bereits der erste wichtige Schritt getan.

Auch Arbeitszeit ist Lebenszeit

Dass ich Situationen ungern als gegeben hinnehme, habe ich bereits mehrfach angedeutet. Eine Situation auszusitzen, halte ich selten für den richtigen Ansatz. Stattdessen ergreife ich lieber proaktiv Initiative, um meinen Alltag meinen Bedürfnissen gerecht zu gestalten. Das gilt für mein Privatleben gleichermaßen wie für mein berufliches. Immerhin verbringe ich mit letzterem gegenwärtig rund 23,8% meiner Zeit. Arbeitszeit ohnmächtig von meiner übrigen Lebenszeit abzutrennen und als verlorene Zeit zu deklarieren, stellt also keine Option dar. Im Gegenteil: Auch Arbeitszeit ist Lebenszeit und verdient deshalb die gleiche Wertschätzung.

Meine Problemlisten mögen auf dem Weg zu mehr guten Tagen im Büro zunächst steif wirken. Jedoch lassen sich meiner Erfahrung nach Probleme am besten analytisch und strukturiert lösen. Mit Listen zu arbeiten, stellt dabei nur einen Weg dar. Deshalb interessiert mich:

Wie gehst du mit Problemen in deinem Arbeitsfeld und Privatleben um?

Alles Liebe
Philipp

4 Comments

Antworten

  1. Den meisten Menschen scheinen die vielen Geräusche nichts auszumachen. Ich verstehe das überhaupt nicht. Mich lenkt es ebenso ab wie dich, es ist Stress, Konzentration und Produktivität sinken. Vorteil meiner Schwerhörigkeit: Ich nehme einfach zwischendrin mal die Technik aus den Ohren, schon ist es leiser ;-) . Normalhörende bräuchten da Ohrstöpsel.
    Mein Standardsatz bzgl. Telefon, Email, Messaging: Ich antworte immer, aber nicht immer sofort. – Das hilft. Ich telefoniere nur noch über das Mobilgerät, wenn möglich nur nach vorheriger Terminabsprache und das Gerät ist in der oft stumm geschaltet.

    Kannst du nicht einen Teil deiner Arbeit ins Homeoffice verlagern? Mir hat das sehr geholfen. Mehr Ruhe, mehr Konzentration. Ich frage mich auch, ob ihr innerbetrieblich nicht einiges umstellen und umorganisieren könnt, damit mehr Ruhe ist. Das klingt wie ein extrem ablenkendes Arbeitsklima. Mit mehr Ruhe würde vermutlich viel mehr in kürzerer Zeit abgearbeitet.

    • Fällt mir gerade noch ein: Headsets sind ganz praktisch: Es bimmelt nicht laut überall – und je nach Headset-Variante gibts ja auch die Dinger, die Geräusche von außen abschirmen. Es telefoniert sich auch angenehmer, weil beide Ohren hören und nicht nur eins, während das andere Ohr mit den nervenden Geräuschen drum herum beschäftigt ist.

      • Hallo Gabi,

        tatsächlich habe ich schon darüber nachgedacht, wie viel entspannter mein Leben wäre, würde ich gar nichts mehr hören. Dann brauchte ich mich auch endlich nicht mehr mit all diese hochfrequenten Tönen rumschlagen, die einige Stromgeräte von sich geben. :D Doch alles in allem bin ich dann doch dankbar, über ein uneingeschränktes Gehör zu verfügen – insbesondere in Hinblick auf Musik.

        Deinen Standardsatz empfinde ich als guten Merksatz. Für Telefonate Termine anzusetzen erscheint mir nicht nur organisatorisch praktisch, sondern schätzt die Zeit aller Beteiligten auch viel mehr wert, wenn ich so darüber nachdenke.

        Sobald unser Büro wieder “voll” besetzt ist, wird Home-Office hoffentlich wieder möglich, wenn nicht sogar pandemiebedingt nötig sein. In Hinblick auf die innerbetriebliche Umstellung spreche ich mich schon länger für eine Stelle für einen Empfang aus. So würde ein Großteil der Unterbrechungen schon mal wegfallen. Aus telefonischer Sicht gibt es das sogar mittlerweile als buchbaren Service, bei dem man eine Telefonnummer erhält, unter welcher dann jemand antwortet, das Anliegen entgegennimmt und eine E-Mail mit den entsprechenden Informationen und Rückrufbitten verschickt.

        Headsets habe ich auch schon in Erwägung gezogen. Neben den von dir genannten Vorteilen brächte es vor allem auch freie Hände, sodass man während des Telefonats einfacher Notizen machen kann. Bis ich eins habe bleibt es wohl dabei, dass ich zwischen meinen beiden Ohren wechsle. ;)

        In Hinblick auf das Arbeitsklima verfechte ich ja schon länger die Ansicht, dass gut strukturierte sechs Stunden effektiver und effizienter wären als acht nach dem aktuellen Status quo. Außerdem wären alle entspannter und erholter, was sich im Umkehrschluss sicherlich auch positiv auf die Motivation und Leistung auswirkt. Einige Unternehmen fahren da bereits interessante Modelle. Vor einiger Zeit bin ich auch eine Agentur gestoßen, die zwar vertraglich Vollzeitverträge ausstellt und auch entsprechend volles Gehalt bezahlt, jedoch als Ziel hat, dass sechs Stunden pro Tag produktiv gearbeitet werden. Ob man die übrigen zwei Stunden in Smalltalk mit dem Kollegium investiert oder früher nach Hause geht, bleibt allen selbst überlassen. Das empfinde ich als guten Ansatz, auch wenn es sicherlich nicht die einzige Lösung bleibt.

        Lieber Gruß
        Philipp

        • Ich sehe es auch so: Die ständigen Ablenkungen mit allem möglichen verhindern viel konzentrierte Arbeit. In einem 8-Stunden-Tag ist letztlich immer auch eher unproduktive Zeit drin – schon deshalb, weil die Konzentrationsfähigkeit schlicht Grenzen hat. 6 Std. wäre da bei besserer Arbeitsorganisation genauso produktiv – insb. ist man selbst zufriedener.

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